Zgodnie z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego obywatel polski który zawarł związek małżeński poza granicami RP i ubiega się o polski dokument tożsamości obowiązany jest do transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego tj. wpisania go do polskich ksiąg stanu cywilnego.
W przypadku, gdy we wniosku o wydanie dowodu osobistego wnioskodawca podał nieprawdziwe dane dotyczące aktualnie noszonego nazwiska, następstwem czego został wydany nowy dokument tożsamości zawierające dane nieaktualne na dzień złożenia wniosku (tj. nie dokonał obowiązku transkrypcji), organ gminy winien wydać decyzje o stwierdzeniu nieważności dokumentu wystawionego na nieaktualne dane.
Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
